Yakim shu Hi, 這是我擴充腦內海馬體的地方。
【讀書筆記】練習只做重要的事
今天是搬到恆春新生活的第 10 天，在沒有公司或學校等的框架下，如何安排自己的時間是一項需要學習的事。我在恆春圖書館架上發現這本書，認爲與其說是「時間管理」，這比較像是教你如何去除雜音，只專注在「重要的事」。
會有興趣是因為感覺跟自己的人生目標有所契合，「把時間花在喜歡的事情上，多與喜歡的人相處」。
雖然本書大部分的角度是以辦公室的白領出發，但我認為適用於所有人，至少對我來說，一個在安靜的環境裡想好好靜修的人，幫助不少。
此書的最終目的，是教導讀者在工作和生活中達到平衡，在更短的工時中達到更大的工作績效。請注意這裡指的不是一大堆、但無意義的「結果」，是你感到重要且有成就感的「成果」。 對於公司來說，員工在私人領域及工作場合都有健康的平衡，不會因為維持生活品質而貿然離職。所以提高生產力對勞資方雙邊而言，都是雙贏。
本書的主旨，簡單濃縮成一句話，「做事要少，不要貪多，集中精神才能事半功倍。」
生產力流程法則 The Productivity Workflow Formula (PWF)
作者提出的時間管理方法，在時間內高效地完成工作，事情少做一點，成就多一些，並有時間好好享受自己的人生。
- 分辨該做什麼
- 排定時間表
- 集中注意力
- 處置新進資訊
- 終結效率鬼打牆
- 養精蓄銳，做好能量管理
分辨該做什麼
搞清楚「高生產量」與「高工作量」的差別。
結束辛苦工作的一天後，回家進行反省，我今天真的有生產力嗎？還是只是充實的瞎忙？
別被「某些人」偷走了時間
當「某些人」浮現了覺得不錯的點子，接著把執行的工作交給你，但仔細檢視這些工作項目價值，「某些人」並不願意用自己的時間來完成，所以來「偷用你的時間」，當你覺得不是什麼大事就接下了，然而這些「無關緊要」的任務，已奪去了你動手做「重要」工作的時間。 換句話說，你要懂的當機立斷，當出現對自己產能不利的任務時，適時拒絕並篩選出有價值的工作才是好的方式。
提高個人投資報酬率
先衡量自己的工作價值，以公司高層的觀點來看，你為公司創造的產能越高，你對公司的價值當然也越高。眼光放遠一點，這裡指的是長期的績效，而不是一時的火花。以下是自我評量的方向：
- 你的長處是什麼？
- 你和同事的差異在哪？
- 你要怎麼幫公司達成企業目標？
計算自己的投資報酬率，可以從列下十項最符合職責的交辦事項開始，也請主管列下他對你的要求。兩者再來進行比對，如果兩者不符合那麻煩了，表示你沒有時間花在你的客戶認為有價值的事情上。去徹底了解上司對你的期待，不僅是這個職務的官方要求，也包含了那些沒有點名，但內心期待你完成的事。
專注於核心任務
另外釐清一點，假設有某件重要的任務，但有可能不是「你」該去完成它，即使這在你職務範圍內，因為你手上可能還有更多更重要的事去做。請看以下問題：
- 你手邊有工作是其他人也可以做的嗎？甚至應該是要交給他人的？如果有，請調整工作內容。
- 你做的工作價值遠低於你的薪水嗎？這是浪費時間，請盡量轉交或外包給便宜的人力去處理。
- 總是被緊急的狀況佔據你的工作時間嗎？這些狀況真的是你的事嗎？
- 你能減少自己的工作量又不引人抱怨嗎？這些人是評估你最終成果的相關人士嗎？
列一份「不辦清單」
「不辦清單」很簡單，只要列下那些你不該做，卻總是佔用掉你時間的時間殺手，盡量簡單直白且要定時修改，不要再讓自己落下產能低落的舊陷阱。
- 無意識的打開臉書、PTT等社群軟體
- 不定時的檢查 Mail，除非你工作屬性就該如此
- 不在工作時間處理私事
- 不沈淪於超長時的追劇
- 不讓電子產品造成的干擾多於幫助
- 不讓工作佔據了陪伴家人、朋友的時間
- 不要覺得內疚、懷疑自己的價值觀
- 不用事必躬親
- 重要的事不要拖到最後一刻才開始做
- 不要凡事要求完美
- 過多的交際活動
- 不必要的會議
良好的「待辦清單」
待辦清單必須保持條理，面對超過十條的待辦清單就像怪物一樣，讓人頭皮發麻、只想逃跑。那如何清理那又臭又長的待辦清單呢？先把它拆開成兩類，分別為「高效清單」以及「重大事項」。
高效清單：應安排在特定日期內，安排 合理的 工作項目，而不是一股腦地把所有想做的事情都列下來（結果列出要花三天才能做完清單上的項目），也要考慮到 實際的 情況（如臨時要開的會議、老闆找你討論等等）。它應該是你每日的工作指南，負責引導你的工作。
重大事項：包含所有雖然 不急於一時 ，但未來你必須做或想做的事。屬於流動性的，你要做的事是每天專注於處理「高效清單」，但也慢慢將「重大事項」移至高效清單。
- 高效清單
- 屬於有時效、每日性的任務
- 重大事項
- 未來預定的工作計畫
- 尚未到期的待辦事項
- 有了想法，但還沒開始準備的工作
如何分級：戰場上的急救排序法
「高效清單」並不是「非完成不可清單」，你不用在下班時間內，把所有大大小小、不分輕重緩急的事情全部辦完，一定要適度的保持彈性，那如何為任務定下明確的危急程度呢？我們可以參考戰場上的分級制度，北大西洋公約組織的部隊就把傷兵分為以下四個「 P 」( Priority )，決定急救的優先順序。 在此把它跟公司的任務來做比較：
- P1 : 立即的生命危險（今天沒做這工作，我會被開除）
- P2 : 短時間內不進行治療則會危及生命 (最近應完成的高價值、長期性的工作)
- P3 : 長時間不進行治療，病情會惡化（沒完成這件工作的話，就會有人不高興）
- P4 : 傷口會疼痛，需要長期的復原期（惱人的瑣事，例如交際應酬或社群網路的互動）
這完全是操之在己，每個人的情況不同，優先順序當然也不同，當你了解每個任務的輕重程度之後，就能夠找到適當的時機逐一完成。
排定時間表
現在你已經學會了精簡出最重要的待辦清單，也學會不再被時間小偷掌控，請拿出你的行事曆，把這些今天該做的工作排進去。 接下來，我們來看有哪些方法，可以讓你培養良好的習慣，善加運用時間，做好重要的工作。
準備好愛你的工作
摸著良心想一下，這些你每天要做 8 小時的工作，你對它到底是愛還是恨。如果沒辦法喜歡上你的工作，至少想辦法接納，但要是真的接納不了的話，就乾脆離職或換領域吧！畢竟，無趣又令人難過的苦差事，做得難受也提昇不了生產力。
安排時間表的原則
- 只要情況允許，就把工作委派或外包出去
- 不要以為只有自己才可以把事情辦好，這種想法只會讓工作大爆滿，凡事不必過於事必躬親。
- 自己設定期限
- 如果你接到一個沒有時程的專案，請自己設定期限。特別是時程常到遠在天邊的案子，把大目標切成小目標、長期限切成短期限，定期追蹤能幫助你保持平穩的進度。
- 排定優先順序，但保持彈性
- 請盡量保持以之前提過的危急分類法、處理最優先且有價值的事。但現實是你免不了突發狀況，總會有你無法掌握的事情冒出來，這時彈性的加班一天並不會造成多大影響，但請不要濫用，如沒必要還是要準時下班回家。
- 找出一天中最精華的黃金時段
- 想想你一天之中哪個時段感覺精神抖擻、工作效率最高，請拿那段時間來做優先度最高或最困難的工作，反過來說，在那些感到渙散、無法集中精神的時候，來做次要、簡單的工作。一般來說，專家建議是早晨到中午以前，但這因人而異，你是最了解自己的人，請好好評估自己的身理及心理狀態，
建立標準程序
如果你不自己建立一套程序，別人可能「好心的」幫你安排行程，因為他們發現你居然「有空」，所以請好好安自己的時間，標明什麼時候要做什麼事。為你生活建立一套程序，會有以下好處：
- 不用勞心費神去花時間做決定
- 事先就可以做好準備、減少緊張
- 建立一種期待感，例如安排固定的時間旅遊。
以下是我自己的的「休閒」標準程序：
- 每天晚上就寢前，會計劃明天要做的事。
- 每天晚餐前都去國小散步，每週一、三、五的慢跑或快走。
- 每天的早安儀式一小時，讓自己愉快的開啟一整天，喝一杯水、聽廣播、聽音樂、閱讀輕鬆讀物、做伸展操、洗衣服或整理家務。
- 每天的晚安儀式一小時，讓自己放鬆準備入睡的環境，只留小夜燈、放睡眠清單音樂、閱讀kindle（可以在晚上閱讀又沒有藍光干擾）、讓思緒放空、輕微伸展運動。
- 每週一是探索恆春的休假日，尋遍所有的草原、海灘、美麗山林。
- 每週五跟男友一起輸贏的遊戲日。
- 每週日跟男友一起享受的電影日。
- 每月會有一天放鬆日，盡情享受喜歡的事物，例如按摩、吃大餐，不必感到一絲罪惡感。
行程表的基本分類
所以在懂的精簡之後，你的行程表應該只剩下列工作：
- 「高效清單」中的待辦事項
- 公司規定非做不可、沒得商量的工作
- 個人職務內的例行公事
- 如果這類事物不具太大意義、對公司目標也沒有幫助，那為什麼要做呢？你可以寫份報告給老闆，指出這件工作對公司的成本效益不高，做了只是白白浪費公司錢而已，以這個解釋方向去建議通常比較容易成功。
學會說「不」，並貫徹始終
「不」，這個字我們從小就學過，但說起來容易，做起來難。 我們總是害怕拒絕別人的要求，會被貼上不好相處、難搞的標籤，所以選擇當個濫好人，因為怕傷了對方的感情，那為什麼不好好顧及自己的感受呢？
要如何好好拒絕別人的請求，以下有幾個準則：
- 誠實但委婉的說法
- 「我希望能幫上忙，但我現在真的沒辦法」直接了當的說法比較不傷害人，或請對方下次要幫忙時再來找你試試。
- 不亂開空頭支票
- 答應你辦不到的事，反而誤了他人的黃金求救時間。
- 不亂道歉、不為自己辯解
- 不用解釋一堆理由，「很抱歉，我很想幫忙，但我現在真的沒空！」，這樣就很夠了。
- 溝通協調
- 假設主管丟出來案子你真的沒時間處理，那更要當機立斷誠實以告，把所以手上的專案攤開來看，有ＡＢＣ三項各佔多少時間，如果要加入Ｄ專案，那優先性最高的是哪項，哪一個可以延遲或外包給其他人，重點在於請主管思考如何進行調整。
- 讓步與妥協
- 如果你無法參與專案其中，或許你可以提議當個顧問當作替代方案。
- 堅定立場、始終如一
- 不要因為某人一直糾纏你就妥協，堅持原則的人反而受人尊敬。
- 說清楚、講明白
- 直接了當不要拐彎抹角，才不用一直重複解釋理由。
- 不要過度在意他人的想法
- 不要感到內疚，如果某人因為自己的失誤而進度失控，不代表你要跟著負責，除非你自願承擔。
進退兩難的選擇
「好了，接下來我該作什麼？」
這是每天不停面臨的問題，你接下來的選擇尤其關鍵，人本來就是好逸惡勞的，沒有人想做困難且燒腦的事，但通常那也會是你感到滿足、有成就感的來源。 有個以優先程度排序的高效至關重要，你就不用煩惱接下來該做什麼、又有哪個還沒完成。
「來打績效分析的報告好了！」你在心裡下了決定，但接下來的動作才是關鍵，電腦打開的究竟是文書軟體，還是開臉書視窗？
集中注意力
學習如何專心，跟學習任何一樣新技藝無異，都需要主動自制，努力學習才有成果。 人不是缺乏意志力而無法專心工作，而是缺乏自制力，以致於無法不分心。所以先了解分心的成因，找出解決方法，貫徹到底。 分心主要來自兩個因素，分別是外在與內在因素。
應付來自外界的干擾
在辦公室裡，免不了總有人來打擾，因為別人沒意識到你需要一個安靜工作的空間。但如果你總是在處理別人的問題，等結束後再回到自己剛剛的工作狀態，會花更多的時間跟力氣。
所以如果你是主管職且有一個自己專屬的辦公室，不妨就把門關起來、立個牌子，表明自己現在忙碌中，請勿打擾。但大部分的人應該都是在開放辦公室，要做到如此果斷也不太現實，跟你同事的距離可能只有隔間板，或連板子都沒有該怎麼辦，以下提供幾個方法隔絕外界干擾：
- 直接問主管有無辦法搬到相對較安靜的地方，說明這有益於大大提高你的產能。
- 戴上隔音耳機，就算沒在聽音樂，別人也以為你正在聽什麼而放棄打擾。
- 聽一些柔和音樂或環境音，降低對週遭人的感知。
- 設立一個標籤，放在桌上讓人看到，你正在忙碌中，「請勿打擾」。
- 關掉 e-mail 的通知，克制住想不停查信的衝動。
- 關掉手機的所有通知。
- 與同事們共享的工作行程表（如果有），在這時段清楚標示「工作中」，這樣別人找你開會的話，也會避開這段時間。
面對內在的雜音
消除了外面的干擾後，接下來要面對的噪音是來自你內心，比起外在因素，它更深沉、更難消除。因為你可以隔絕外界的一切，卻無法逃避 你自己 。
現在誠實面對自己，一整天下來有沒有什麼行為或是習慣，是你的時間小偷、產能殺手。好好把它列下來，放進「不辦清單裡」，隨時警惕自己不要再落入這些陷阱。
避免無謂的多工
這是個常見的誤解，多工不等於多產，一邊回信、一邊跟同事討論事情，有很可能兩邊都做不好。再加上兩邊轉換的區間，頭腦需要一點時間來回復狀態，這些時間總加起來反而更浪費。 所以，專心地只做好一件重要的事。
戒掉完美主義
這並不是指放棄努力追求更好，是應該把它當成進步的動力，而非生產力的絆腳石。為什麼這麼說呢？因為我們永遠無法達到完美，先認清你並不是全知全能的神。既然在追求完美的路上沒有所謂的終點，那麼抵達終點就不該是你的目標。
以下建議可以幫助你減少對完美的焦慮：
- 後退一步，看清楚大局。
- 設定可以實行的工作目標及到期日。
- 允許自己不用過於完美，不要處處和他人比較。
- 專注於現在的任務，不要拘泥於過去的錯誤，也避免過度擔憂未來尚未發生的事。
- 試著放鬆心情。
- 不要等到所有條件都齊全了，再開始動手做事。（因為你等不到）
- 虛心接納別人意見，有必要的話，試著找他人尋求幫助。
- 事情做對時，給自己正向的獎勵機制。
社群網站強迫症
沒有人會否認社群媒體是現代最大的時間殺手，他利用了各式會讓你上癮的機制，我們發了瘋的查看跟「我」沒有太大關聯的動態，更重要的是這件事情並沒有帶給我任何的「滿足感」，還加深了空虛感。所以我把臉書從手機上刪了。
既然想戒掉它，那可以從思考為什麼自己「總是無意識的打開它」開始。 更明白的說，是你想要做這件事呢？還是「你有某些需求」，而「瀏覽社群媒體」」可以滿足你的需求。所以現在開始著手思考，對我來說，什麼樣的場景下我會打開臉書：
- 打發時間：
- 所有零碎時間。不知道該怎麼度過的時候，像是跟老闆點完菜，在等上菜的時候。有人說可以看書啊！我同意，但畢竟書本身還是不好隨身攜帶，你總不會出門買碗乾麵還帶著書吧！（或許有些人可以，反正我辦不到）（攤手）
- 躲在手機背後，避免與人接觸：
- 像是乾麵還沒上桌，與別人一起共桌，又不想要視線對上時，手機無疑是完美的仲介。
- 逃避工具，不想做正事就會打開：
- 滿足好奇心：
了解完自己打開臉書的動機之後，想想有沒有其他更好的方式來滿足我的需求。如果我暫時戒不掉想拖延的習慣，那何不試著用一個比較正向的習慣來取代他。
例如一些知識型 APP，目前看到覺得不錯的有 Curiosity，如果你是因為想滿足好奇心的需求，那這個 APP 就還蠻符合需要的，內容各個領域都有，舉凡科學、生物、心理學、音樂等等，你絕對有辦法在裡頭找到有興趣的文章，自己覺得他們標題都下得蠻好的（還不至於到農場標），唯一缺點就是只有英文版本。
試想一下，預計離菜上桌還有五分鐘的時間，你努力的用這段時間看完一篇文章，你對自己選擇了比較艱難、但有收穫的努力而感到自豪。 需要打發的時間度過了、一部分的好奇心也滿足了、最重要的乾麵也上桌了！
想到什麼，就寫下來！
當你工作到一半時，突然有個想法蹦出來、看到一個你以前就想看的影片，又或者是想起什麼事情還沒做，趕緊記下來吧！不要讓這想法「佔據或插隊」你的正事。
馬上記下來有三個好處：
- 節省時間，記下來就不用花時間去回想。
- 再不用辦公室時候，例如排隊、等候或度假，就可以好好的進行腦力激盪
- 可以繼續工作。
- 當你記下來後，腦袋會覺得你已經「做」了，即使你只是「想」而已。所以你不用花心思刻意記住，也不怕忘掉，讓「干擾的思緒」坐冷板凳，等到有時間再來解決它。